老秘答如何做好会议筹备和组织工作

网友提问：

 

现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？

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老秘回答：

 

会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。

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●使会议开得卓有成效

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　　开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。

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　　1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

　　2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。

　　3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。

　　4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。

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　　5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。

　　6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。

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　　7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

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　　8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

　　9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。

　　10.信息要加以选择，避免过多。

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　　11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

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　　12.通过限制网上会议时间使会议完善。

　　13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

　　14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

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　　15.会议要尽可能小，以免分散注意力。

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　　16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。

　　17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

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　　18.会前先拉几个盟友。

　　19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

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　　20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。

　　●会议准备

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　　为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。

　　21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

　　22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

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　　23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

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　　24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

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　　25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。

　　26.任何议程变动都必须通知主持人。

　　27.议程要尽可能短小简单。

　　28.尽量将议程限制于一页纸上。

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　　29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。

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　　30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

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　　31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

　　32.必须将电话转移出会场。

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　　33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

　　34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

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　　35.要找个确保没有干扰的会场。

　　36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

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　　37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

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　　38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

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　　39.座位之间应有一臂长的间隔。

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　　40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

　　41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

　　42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。

　　43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

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　　44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

　　45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

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　　46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。

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　　●出席会议

　　一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。

　　47.会前拟出自己的发言稿。

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　　48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

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　　49.要保持积极的脸部表情和音调。

　　50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

　　51.开始发言前先作深呼吸。

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　　52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。

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　　53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。

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　　54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。

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　　55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

　　56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。

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　　57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

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　　58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。

　　59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。

　　60.必须按照议程顺序作会议记录。

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　　61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

　　62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。

　　63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。

　　●主持会议

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　　每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。

　　64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。

　　65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

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　　66.尽量于会前认识新来者。

　　67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

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　　68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。

　　69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

　　70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

　　71.要制止支流辩论和私下交谈。

　　72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。

　　73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

　　74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

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　　75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。

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　　76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。

　　77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

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　　78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

　　79.必须清楚每次会议的规则。

　　80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。

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　　81.要改变会议气氛，须先改变议题。

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州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议，也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大，任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义，进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来，切实增强使命意识、责任意识和服务意识，以高度负责的态度，以良好的精神状态，全力以赴投入到大会筹备和服务中，认真细致、优质高效地完成好每项工作，保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致，努力提高服务质量。强化细节意识，牢固树立“细节决定成败”的思想，坚持高标准、严要求，精益求精、严谨细致，认真对待每一项工作，高质量完成每一项任务，努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作；州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作；州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合，全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识，相互理解、相互配合，努力形成整体合力，做到让领导满意、让代表满意，为大会的顺利进行作出积极贡献。

  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调，要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度，按照各自的职责分工，全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求，对每项工作都要细心研究，每个环节都要精心组织，力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些，确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识，切实增强工作的主动性，扎扎实实地做好筹备服务工作，优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上，进一步细化责任、落实措施、查缺补漏，抓好落实。

学习了，新手求指教！感谢无私奉献！

谢谢楼主大人不吝分享

学习了，很详细，认真拜读

认真学习。谢谢分享！