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一.总则
& N* l; q. g. }9 Y' G8 d6 ` 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
9 P* U. e8 e( f) D 本办法适用于全公司各部门。
8 y3 R2 N8 I0 k 二.对外接待范围 : ?. ^9 W& o: z7 q" n3 y( Z1 s
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 + M& l5 _0 O6 M' `+ P$ E$ f
接待的对象分为内宾和外宾。 3 N7 V5 F* @% _$ H9 e
三.对外接待部门
0 O. P% E5 l' W8 ^* b 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 3 e I" N% K7 J' f
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
4 L! c+ U- d, ]2 Z 四.对外接待原则
% s( @! b- W2 n 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
8 B0 D/ U: n" B' d" U) M+ k 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 ' a, r+ v/ k/ M8 {
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 3 i( E. J' O1 H" q ^3 `% ~
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
( V& D: v# s2 [) m9 r 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
& T8 m% t B! }% ? 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
6 o t6 W7 l, K6 r; |, W* H; [ 五.接待规格的确定。
! m1 M1 @5 T9 ^7 m; y 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 . b a5 c( X r; S5 A; C1 J1 m# `
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 / c4 w* c6 Q# {1 D( e9 m+ `
六.接待礼仪
- V. M; g: M% o9 {4 L2 ~ 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 5 w. E5 a3 O1 l" d# e) A k1 B* b2 Q
2.接待：主动起迎，问明来意。
P" X8 L7 } O" n: C, { 3.安排交谈地点： * s( s0 g' R l( j
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 6 I% a% c5 D7 O* z% [
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
7 M, I. R% @" J) T+ k! j7 ] ⑶切忌让客人久候而无人问津。 7 C( h" a2 ^. U2 N
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
( C4 v; W' E6 E 七.引见。 ! c8 z, U0 w8 u3 V- G1 d
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ( ~' ~1 y+ `! D* [+ u, L
引见顺序；
+ \+ w9 R2 d$ ?$ e ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
; O/ {# ] K; D+ s( q" p ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； ; o9 \ F6 l* ?# n; E# |4 p+ r
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
7 h T; `+ Y0 @+ P' L ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
- F7 _& ?- E' R9 J% T! } 八.行路。 & y# E7 c/ w7 i& ]% ^7 B
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
+ }* z) ]7 T8 ^! y. J 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 7 Y/ `2 H0 T1 m# `& n, J O
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 ; b6 P0 y1 `/ h; W" I- L/ Y
九.其他。
# ^! k+ T% _7 N4 u 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
+ }% e2 d; H* Q Z6 H9 _ 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； ' R7 u/ b6 K7 V5 ^1 M! W3 Z- @. M
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
% j( j l2 }: |* }# U6 D$ Y* U8 T 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 1 \8 f- w6 _3 H' d! _ U
㈠接待内宾。 ) H [$ x" Y% u; K' I6 Z! G3 ]; d
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
+ P4 L* U- a8 | 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
2 g6 Y$ p! B* D! ]" u U- S 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
8 k) y1 }/ [& U 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 ) g9 J0 a6 ^/ p8 p: R, p
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 ) ?; `0 Q0 F4 _0 q
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
* N& c$ }+ x. s# V# J* {% @4 ^ 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 2 O! ]! \* G- X7 P! O
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 , V+ Z8 J* w, N% {
㈡接待来宾。
2 o5 _" c! w9 i d- F$ n. d 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 8 S% c9 l. G0 s& C. g+ o
迎送。 " l+ a! X- e+ n( A6 n) [+ w6 y! }
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
. S$ f- b$ J5 \ v4 Y# |& N; l 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
. Y# J# R+ A/ i: \: _: A$ h 会见会谈。 / _4 [0 c- |% ~- ~' s& {& t( ~
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
1 V) v6 V! P/ e4 B. D# L+ {7 i9 A 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 " A3 F i1 ]* I
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 " J/ n0 q# S) ?8 b
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 ( X1 x( Q! u; ^. H; z* T* _
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 6 B/ ~; P5 D; {
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 ' q T1 o9 w5 c/ W
宴请。 - D- Y/ j1 B K% h1 N9 ^
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 1 v) W( s2 P* y
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
2 F, f" ?/ W0 i/ v" n) ] 文艺晚会。 4 ?- V' c; ^, H$ T+ F# p
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 ( `/ F) c. x) w d! i3 s: Y
参观游览。 3 H+ Q# e+ X) V/ r* V! S
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
3 ^, e' S- r0 [9 z/ _ 接待标准
2 E, K/ F. D0 G2 A! ^ ⑴用餐标准。 0 p: q, E( A4 Y" C' ^( J5 T$ c" s/ B* N
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 * H+ | [8 f% ?0 f/ Q
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
' f/ l1 q" ~% A9 y( V 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
0 t( O+ ~: J2 f 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 : C& Y# ]1 |) r' c
5、常客 员工标准
+ G* m5 A9 N: Q6 s* L& M (2)住宿安排。 + l, f0 }: u4 f! [2 E: `; I9 I
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 + b) O8 @/ O: q4 G; \0 B( Q# `
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
7 c7 v5 g0 w& I& T, C 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。+ Q4 v2 |8 e) X: K9 N( N& ~6 C
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